¿Para qué sirven?
- Emular un congreso físico.
- Asistir a través de cualquier dispositivo conectado a internet.
- Difundir contenidos simultáneamente a personas dispersas geográficamente.
Puntos clave:
- Asistentes ilimitados.
- Accesible desde cualquier dispositivo.
- Multi-lenguaje.
- Abierto 24 horas durante los días que dura el evento.
- Auditorio para retransmisión de ponencias en tiempo real.
- Espacios para cada expositor / ponente.
- Organización de expositores en pabellones.
- Facilidad de contacto de los visitantes con los expositores.
- Estadísticas de descarga / visualización de cada contenido.
Ventajas:
- Ahorro de costes de organización.
- Ahorro de costes en desplazamientos y alojamientos.
- Coste no proporcional al número de asistentes.
- Ahorro de emisiones de CO2.
- Ahorro en materiales.
- Ayuda a la conservación del medio ambiente.
¿Cómo funcionan?
- El organizador y los expositores preparan los contenidos a difundir en el Congreso.
- Se organiza un calendario de publicación, puede haber documentos que se publiquen antes y otros después.
- Se planifica el calendario de retransmisiones para emitirse en tiempo real o en diferido.
- Las ponencias, al quedar almacenadas, pueden también visionarse posteriormente.
- Materiales para difundir en el Congreso Virtual: Vídeos, PDFs, Words, Presentaciones…
- La duración del Congreso se ajusta a los contenidos y suele estar entre 4 días y 2 semanas.
- Se elabora la agenda final del Congreso y se estudian las comunicaciones vía e-mail.
- Los invitados reciben su usuario y contraseña personal para acceder de forma segura.
- Se montan los pabellones de los expositores participantes y se cargan sus contenidos.
- Se elabora la lista de invitados y se envían las invitaciones.
- Los participantes pueden visualizar las ponencias en directo, ver los pabellones, comunicarse con los exhibidores…
- Una vez finalizado el Congreso, se generan las estadísticas para evaluar los resultados de participación.
- Se lanzan vía e-mail las encuestas para evaluar la satisfacción de los asistentes y expositores.
